Internationaler Zahlungsverkehr - Unterstützung für IBAN/BIC in der Musikschulverwaltung
In den letzten Jahren wurde ein einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) geschaffen. Die bisher von Staat zu Staat unterschiedlichen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften werden dabei nach und nach durch ein gemeinsames, einheitliches System ersetzt. In diesem Zuge werden auch grenzüberschreitende Überweisungen und Lastschriften erheblich vereinfacht. Auf dieser Seite sind einige Informationen zusammengestellt, was Unterrichtsanbieter wie Musikschulen bei der schrittweisen Umstellung beachten sollten.
Wichtig: Diese Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und dient lediglich als grober Überblick. Sie entspricht keiner Rechtsberatung und ersetzt nicht die erforderliche Beratung durch die Bank.
Die wichtigsten Fakten im Überblick
- Statt Bankleitzahl und Kontonummer werden künftig IBAN und BIC (auch SWIFT-Code genannt) verwendet. Die IBAN ist die internationale Bankverbindung. Die Nummer enthält sowohl BLZ als auch Kontonummer. Die BIC (Business Identifer Code) dient der leichteren automatischen Zuordbarkeit von Zahlungsanweisungen zu den Banken. IBAN und BIC stehen in der Regel auf den Kontoauszügen, so dass die Kunden diese leicht ablesen und Ihnen mitteilen können. IBAN-Nummern können maximal 34 Stellen lang sein, in Deutschland haben sie immer eine Gesamtlänge von 22 Zeichen, in Österreich z.B. 20 Zeichen und in der Schweiz 21 Zeichen.
- Als einziehendes Unternehmen benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor ID). Diese kann i.d.R. kostenlos beantragt werden, in Deutschland etwa über die Deutsche Bundesbank.
- Jeder Kunde erhält eine eindeutige Mandatsreferenz, die anschließend bei jedem Einzug mit angegeben wird. In MSVplus ist es empfehlenswert, eine Kombination aus dem Datum des Mandats und der ID-Nummer (PersonNr.) des Zahlers zu wählen. Ob hier softwareseitig ein einheitliches Format vorgegeben wird oder ob Sie als Programmnutzer die Referenz selbst festlegen und eingeben, steht noch nicht fest. Sie können in den SEPA-Mandaten (siehe Punkt 4) die Mandatsreferenz auch zunächst offen lassen und sie dem Kunden nachträglich mitteilen.
- Die bisher üblichen Lastschrifteinzugsermächtigungen, die in ihrer Form relativ frei waren, genügen nicht mehr den rechtlichen Anforderungen. Erforderlich ist ein SEPA-Mandat, für die Übergangszeit empfohlen wird ein sogenanntes Kombi-Mandat. Auf den Webseiten der Bundesbank gibt es dafür eine Vorlage.
- Für Sammelüberweisungen (SEPA Credit Transfer) und Sammellastschriften (SEPA Direct Debit) kommt nicht mehr das DTA-Format zum Einsatz, sondern SEPA-XML. Moderne Banking-Programme können diese Dateien bereits einlesen und verarbeiten. MSVplus erzeugt derzeit noch kein SEPA-XML. Damit der in Zukunft geplante Wechsel aber gut vorbereitet wird, ist es empfehlenswert, frühzeitig mit der Erfassung von IBAN- und BIC-Nummern der Kunden zu beginnen.
- Vor dem ersten Einzug über das SEPA-Verfahren müssen die Kunden informiert werden. Es gelten bestimmte Fristen, die einzuhalten sind, beispielsweise müssen erstmalige Lastschriften fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, so dass in der Regel eine Vordatierung der Einzüge erforderlich wird.
- Wenn über einen bestimmten Zeitraum (36 Monate) nicht von einem Konto eingezogen wird, erlischt das hierfür erteilte Lastschrift-Mandat automatisch.
Informationen / Ressourcen zu SEPA:
Informationen bei der Deutschen Bundesbank
Wikipedia-Einträge zu SEPA und IBAN
Informationen der Sparkassen