Ein wichtiger Baustein der Musikschulverwaltung ist die korrekte und möglichst nervenschonende Abrechnung der Unterrichtsgebühren und der Lehrerhonorare. MSVplus kann Sie bei beidem unterstützen:

 

Schülerabrechnung

Schülerabrechnung: Unterrichtsgebühren-Ermittlung

MSVplus ermittelt die fälligen Gebühren automatisch aus den eingegeben Unterrichtsbelegungs- und Stundenplandaten. Dadurch, dass Sie die Unterrichtsbelegungen der Schüler jeweils mit Start- und Enddatum eingeben, kann das Programm selbst erkennen, in welchen Monaten der Unterrichtspreis fällig ist und ab wann – bei einer Kündigung – der Betrag nicht mehr erhoben werden darf.

Wenn ein neuer Schüler mitten im Monat mit dem Unterricht beginnt, kann MSVplus nach Ihren Vorgaben selbstständig den gewünschten anteiligen Monatsbeitrag errechnen.

Daneben haben Sie noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, auf den Unterrichtspreis Einfluss zu nehmen. Neben Rabatten und Unterrichtspausen eignet sich dazu auch die Option für „feste Endbeträge“.

Der Schülerabrechnungs-Prozess erfolgt in zwei Schritten: Im ersten Schritt ermitteln sie die pro Schüler und somit dann pro Zahler fälligen Unterrichtsgebühren für den Abrechnungsmonat. Diese werden in das Zahlerkonto als Fälligkeiten eingetragen (siehe folgender Abschnitt), wo auch schon andere Posten eingetragen sein können – etwa manuell eingegebene Beträge, Anmeldegebühren usw.

Im zweiten Schritt erfolgt dann die Verbuchung der Zahlungseingänge. Für Barzahler und Überweiser können Sie in der übersichtlichen Offene-Posten-Liste die Zahlungseingänge verbuchen. Für Lastschriftzahler veranlassen Sie nun den Lastschrifteinzug (siehe unten).

Abrechnungen 1
Abrechnungen 2

Schülerabrechnung: Zahlerkonten

Für jede Zahlperson führt MSVplus ein „Zahlerkonto“. Dabei handelt es sich um ein einfaches Kundenkonto, in dem negative und positive Posten eingetragen werden. Negative Buchungen sind z.B. geforderte Unterrichtsgebühren, Anmeldegebühren, Leihgebühren oder manuelle Eintragungen (z.B. Materialkosten). Positive Buchungen sind meistens die Zahlungseingänge, können aber auch Erstattungen für Unterrichtsausfall oder manuell eingetragenes Guthaben sein.

Mit Hilfe des Zahlerkontos können Sie gut erkennen, wie sich der aktuelle Kundenkontostand zusammensetzt. Dieser Gesamtsaldo ist, sofern er negativ ist, auch die relevante Summe für den Lastschrifteinzug.

Schülerabrechnung: Lastschrifteinzug

MSVplus unterstützt SEPA-Basislastschriften (SEPA Core Direct Debit) zum Einzug fälliger Beträge direkt von den Bankkonten Ihrer Kunden. Wenn Sie in MSVplus den Lastschriftlauf starten, erhalten Sie eine Auflistung aller Einzugs-Kunden mit einem negativen Zahlerkonto-Saldo.

Der Lastschriftlauf zeigt Ihnen genau an, von welchem Kunde welcher Betrag fällig ist. Die Verwendungszwecke und Einzugsbeträge können Sie im Einzelfall anpassen. Zur Information werden Ihnen auch die Beträge aus dem vorherigen Lastschrifteinzug angezeigt, so dass Sie schnell erkennen können, wenn es Betrags-Differenzen gibt. Mit einem Klick öffnen Sie zudem das Zahlerkonto des Kunden in einem Pop-Up-Fenster oder wechseln per Klick auf den Zahler-Namen direkt in die Personenansicht.

MSVplus weist Sie schon in dieser Voransicht auf mögliche Probleme wie fehlerhafte Bankverbindungen (IBAN und BIC), nicht eingetragene Mandatsdaten usw. hin. Erst wenn Sie alles in Ruhe kontrolliert haben, bestätigen Sie die Lastschrift-Erstellung.

Banking-Schnittstelle oder SEPA-XML-Datei

Mit der in MSVplus integrierten HBCI-Schnittstelle besteht die Möglichkeit, Lastschriften und Überweisungen direkt aus MSVplus heraus an Ihre Bank zu übertragen. Wenn Sie HBCI/FinTS mit einem PIN/TAN-Verfahren, z.B. SMS-Tan, photoTAN oder TAN-Generator, verwenden, können Sie diese Funktion nutzen. Hierzu müssen Sie lediglich Ihren Bankkontakt unter Konfiguration > Banking (HBCI/FinTS) anlegen. Anschließend können Sie nach der Erstellung der Sammellastschriften diese direkt durch Eingabe von PIN und TAN an die Bank senden. Der Umweg über den Download der XML-Datei und anschließendem Einreichen im Online-Banking oder Ihrer Banking-Software kann dadurch entfallen. EBICS-Bankkonten sowie Sicherheitsverfahren mit Chipkarte oder digitaler Signatur werden leider nicht unterstützt.
Bisher ist die Banking-Schnittstelle bei Sammellastschriften und bei der Funktion „Guthaben auszahlen“ eingebunden. Künftig werden wir darüber auch die Sammelüberweisungen für Lehrerhonorare sowie das Zusatzmodul „Kontoauszug-Import“ einbinden.

MSVplus erzeugt zusätzlich SEPA-XML-Dateien, die Sie auf Ihrer Festplatte ablegen und Ihrer Bank per Online-Banking übermitteln können. Die XML-Dateien enthalten jeden Monat (oder bei Bedarf mehrmals im Monat) die jeweils aktuellen Kunden, Beträge und Verwendungszwecke.

Der Vorteil des Lastschrifteinzugs mit MSVplus: Es ist keine fehleranfällige doppelte Datenpflege in der Kundendatenbank und in den Lastschrift-Vorlagen der Banking-Software nötig.

Lehrerabrechnung

Nicht nur beim Gebühreneinzug unterstützt Sie MSVplus, auch bei der korrekten Berechnung der monatlichen Honorare Ihrer Lehrkräfte kann MSVplus Ihnen helfen. Tatsächlich gibt es hierzu zahlreiche Möglichkeiten der Individualisierung und Anpassung an Ihre Bedürfnisse.

Im Grundfunktionsumfang von MSVplus enthalten sind drei Abrechnungsverfahren für Honorarkräfte:

  1. Anteilsverfahren: Jeder Lehrer bekommt einen prozentualen Anteil an der Unterrichtsgebühr, die die Schüler zahlen.
  2. Stundensatzverfahren: MSVplus ermittelt die im Monat gegebenen Stunden und multipliziert diese mit einem für den Lehrer hinterlegten Stundensatz.
  3. Manuelle Zahlungen: Anstatt das Honorar berechnen zu lassen, können wiederkehrende oder einmalige Beträge fest eingegeben werden (z.B. Festgehälter). Dies kann auch ergänzend zu den anderen Abrechnungsverfahren geschehen (z.B. Fahrtkosten, Probeunterricht, Mitwirkung an Konzerten usw.)

Da die Abrechnungsmodalitäten je nach Region und individuell pro Schule sehr unterschiedlich sind, gibt es zusätzlich einige Zusatzmodule für Lehrerhonorar-Abrechnungen. Gern beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch, welches Modul für Sie in Frage kommt.

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