In MSVplus verfügen Sie über eine flexible Personenverwaltung. Der Grundgedanke ist es, dass jede Person mehrere Rollen einnehmen kann. Dadurch müssen Personen, die in Ihrer Schule mehrere Aufgaben haben, nicht mehrfach eingegeben werden. Schüler, die mehrere Instrumente lernen, werden nur einmal eingegeben und ihnen werden dann beliebig viele Instrumente zugeordnet. Wenn ein Schüler den Unterricht selbst bezahlt, wird für ihn eine zweite Rolle „Zahlperson“ angelegt, es bleibt aber die selbe Person. Auch könnte es vorkommen, dass eine Lehrkraft der Musikschule selbst Unterricht nimmt. Dann hätte diese Person drei Rollen, nämlich Lehrer, Schüler und Zahlperson.

Die sechs Personen-Rollen in MSVplus:

  • Schüler
  • Zahler
  • Eltern
  • Lehrer
  • Interessent
  • Ansprechpartner

Bei minderjährigen Schülern kommt es vor, dass der Unterricht nicht von den Eltern bezahlt wird. In MSVplus können Sie problemlos unterschiedliche Erziehungsberechtigte und Zahlpersonen zuweisen. Gleichzeitig kann aufgrund des flexiblen Personenkonzeptes ein- und dieselbe Person mehreren Schülern als Zahlperson oder Elternteil zugeordnet werden. Auf diese Weise erkennt MSVplus automatisch Geschwisterkinder und kann die Unterrichtsbeiträge für mehrere Kinder in einer Lastschrift zusammenfassen.

Funktionen - Screenshot aus MSVplus: Liste der Personen
Personenliste in MSVplus

Personen suchen und schnell finden

In MSVplus haben Sie in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand stets eine Suchmaske zur Verfügung, mit der Sie nach Namen und Namensbestandteilen (z.B. die ersten drei Buchstaben) suchen können. Die Personenliste ist in die Bereiche „Schüler“, „Zahler und Eltern“, „Lehrer“ und „Interessenten“ gegliedert. Sie können auch wählen, ob nur aktive Schüler angezeigt werden sollen (die derzeit Unterricht an Ihrer Schule nehmen) oder auch inaktive (die erst demnächst anfangen oder ehemalige Schüler sind). Zur schnellen Übersicht sehen Sie in der Personenliste zunächst nur die Namen. Durch einen Klick auf den Button links neben dem Namen erhalten Sie weitere Informationen wie die Adresse und die Unterrichtsfächer. Durch einen Klick auf den Namen gelangen Sie in die Personenansicht, in der Sie alle wesentlichen Informationen einsehen und ändern können.

Funktionen - Screenshot aus MSVplus: Personenansicht
Personenansicht eines Schülers

Online-Anmeldeformular

MSVplus stellt ein frei konfigurierbares Online-Anmeldeformulare zur Verfügung, das in bestehende Webseiten integriert werden kann.
Dabei können Sie selbst in der Konfiguration festlegen, welche Daten Sie von den potentiellen Kunden erhalten möchten.

Screenshot der Konfigurationsseite der Online-Anmeldung in MSVplus
Konfiguration der zu erfassenden Daten

Es kann detailliert vorgegeben werden, welche Unterrichtsprogramme/Standorte/Lehrkräfte zur Vorauswahl bereitstehen. MSVplus verbindet diese Auswahlmöglichkeiten sinnvoll, sodass unmögliche Kombinationen von Fächern und Lehrern von vorneherein ausgeschlossen werden.
Schließlich haben Sie umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten, um das Anmeldeformular nahtlos an die Webpräsenz Ihrer Musikschule anzupassen. Anmeldungen, die über das Onlineformular erfolgen, können direkt in der Software abgerufen und gefiltert werden und anschließend in den Kundenstamm per Klick integriert werden.

Protokollfunktion

Screenshot aus MSVplus: Protokollfunktionen

Mit der Protokollfunktion können Gesprächsnotizen, Kommunikationsprotokolle oder personenspezifische Hinweise hinterlegt werden. Die Einträge werden automatisch mit einem Datum versehen, so dass Sie eine sortierte Liste der Ereignisse zur Person erhalten. Die Funktion ist somit eine Ergänzung zu Notizfeldern sowie zur Wiedervorlagen-Funktion. Die Sichtbarkeit der Protokoll-Einträge kann je nach Benutzerrechten klassifiziert werden. Durch die Möglichkeit einer optionalen Erinnerung zu einem bestimmten Datum können die Protokolleinträge auch im Dashboard angezeigt werden.

DSGVO-konform durch Anonymisierungsfunktion

Die Datenlöschung in MSVplus ist manchmal problematisch, weil beispielsweise beim Löschen einer Schülerin auch ihre Kursbelegungen mit gelöscht werden. Dadurch werden Statistiken verfälscht, da gelöschte Datensätze nicht mehr mitgezählt werden können.

Die Anonymisierungs-Funktion schafft hier die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu löschen, ohne dabei die Datenbank-Verknüpfungen zu zerstören. Statistiken bleiben aussagekräftig.

Ihre Möglichkeiten mit der Anonymisierungs-Funktion:

1. Anonymisierung einzelner Datensätze

Bild der Anonymisierungsfunktion in der Personenansicht
Anonymisierungsfunktion in der Personenansicht

Sie können einzelne Datensätze in der Personenansicht anonymisieren. Dies ist einer Löschung grundsätzlich vorzuziehen. Anonymisiert werden können Personen erst, nachdem eine Mindestfrist von zwei Monaten seit dem Ende der letzten Aktivität z.B. in Form einer Kursbelegung oder einer Zahlung verstrichen ist.

2. Anonymisierung mehrerer Datensätze durch Anonymisierungslauf

Screenshot aus MSVplus: Anonymisierungslauf
Anonymisierung mehrerer Datensätze durch Anonymisierungslauf

Mit dem Anonymisierungslauf können Sie automatisiert Datensätze anonymisieren lassen. Dazu geben Sie ein, welche Sperrfrist Sie ansetzen möchten, d.h. seit wie vielen Jahren eine Person inaktiv sein muss, damit ihre Daten als „nicht mehr benötigt“ angesehen werden. Voreingestellt ist eine Frist von zehn Jahren, was der üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist entspricht.

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