Personen und Stammdaten

In MSVplus verfügen Sie über eine flexible Personenverwaltung. Der Grundgedanke ist es, dass jede Person mehrere Rollen einnehmen kann. Dadurch müssen Personen, die in Ihrer Schule mehrere Aufgaben haben, nicht mehrfach eingegeben werden. Schüler:innen, die mehrere Instrumente lernen, werden nur einmal eingegeben und ihnen werden dann beliebig viele Instrumente zugeordnet. Wenn ein Schüler/eine Schülerin den Unterricht selbst bezahlt, wird für ihn/sie eine zweite Rolle „Zahlperson“ angelegt, es bleibt aber die selbe Person. Auch könnte es vorkommen, dass eine Lehrkraft der Musikschule selbst Unterricht nimmt. Dann hätte diese Person drei Rollen, nämlich Lehrkraft, Schüler:in und Zahlperson.

Die sechs Personen-Rollen in MSVplus:

• Schüler:in
• Zahlperson
• Erziehungsberechtigte:r
• Lehrkraft
• Interessierte Person
• Ansprechperson

Bei minderjährigen Schülern kommt es vor, dass der Unterricht nicht von den Eltern bezahlt wird. In MSVplus können Sie problemlos unterschiedliche Erziehungsberechtigte und Zahlpersonen zuweisen. Gleichzeitig kann aufgrund des flexiblen Personenkonzeptes ein- und dieselbe Person mehreren Schüler:innen als Zahlperson oder Elternteil zugeordnet werden. Auf diese Weise erkennt MSVplus automatisch Geschwisterkinder und kann die Unterrichtsbeiträge für mehrere Kinder in einer Lastschrift zusammenfassen.

Personen suchen und schnell finden

In MSVplus haben Sie in der Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand stets eine Suchmaske zur Verfügung, mit der Sie nach Namen und Namensbestandteilen (z.B. die ersten drei Buchstaben) suchen können. Die Personenliste ist in die Bereiche „Schüler:innen“, „Erziehungsberechtigte“, „Zahlpersonen“, „Lehrkräfte“, „Interessierte Personen“ und „Ansprechpersonen“ gegliedert. Sie können wählen, ob nur aktive Schüler:innen angezeigt werden sollen (die derzeit Unterricht an Ihrer Schule nehmen) oder auch inaktive (die erst demnächst anfangen oder ehemalige Schüler:innen sind). Zur schnellen Übersicht sehen Sie in der Personenliste zunächst nur die Namen. Durch einen Klick auf den Button links neben dem Namen erhalten Sie weitere Informationen wie die Adresse und die Unterrichtsfächer. Durch einen Klick auf den Namen gelangen Sie in die Personenansicht, in der Sie alle wesentlichen Informationen einsehen und ändern können.

Online-Anfrageformular

MSVplus stellt ein frei konfigurierbare Online-Anfrageformulare zur Verfügung, die Sie ganz einfach in Ihrer Website integrieren können.
Dabei können Sie selbst in der Konfiguration festlegen, welche Daten Sie von den potentiellen Kunden erhalten möchten.

Es kann detailliert vorgegeben werden, welche Unterrichtsprogramme/Standorte/Lehrkräfte zur Vorauswahl bereitstehen. MSVplus verbindet diese Auswahlmöglichkeiten sinnvoll, sodass unmögliche Kombinationen von Fächern und Lehrkräften von vorneherein ausgeschlossen werden.
Schließlich haben Sie umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten, um das Anfrageformular nahtlos an die Webpräsenz Ihrer Musikschule anzupassen. Anmeldungen, die über das Onlineformular erfolgen, können direkt in der Software abgerufen und gefiltert werden und anschließend in den Kundenstamm per Klick integriert werden.

Protokollfunktion

Mit der Protokollfunktion können Sie in der Personenansicht Gesprächsnotizen, Kommunikationsprotokolle oder personenspezifische Hinweise hinterlegt werden. Die Einträge werden automatisch mit einem Datum versehen, so dass Sie eine sortierte Liste der Ereignisse zur Person erhalten. Die Funktion ist somit eine Ergänzung zu Notizfeldern sowie zur Wiedervorlagen-Funktion. Die Sichtbarkeit der Protokoll-Einträge kann je nach Benutzer:innenrechten klassifiziert werden. Durch die Möglichkeit einer optionalen Erinnerung zu einem bestimmten Datum können die Protokolleinträge auch im Dashboard angezeigt werden.

DSGVO-konform durch Anonymisierungsfunktion

Die Datenlöschung in MSVplus ist manchmal problematisch, weil beispielsweise beim Löschen eines Schülers/einer Schülerin auch ihre Kursbelegungen mit gelöscht werden. Dadurch werden Statistiken verfälscht, da gelöschte Datensätze nicht mehr mitgezählt werden können.

Die Anonymisierungs-Funktion schafft hier die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu löschen, ohne dabei die Datenbank-Verknüpfungen zu zerstören. Statistiken bleiben aussagekräftig.

Sie können einzelne Datensätze in der Personenansicht anonymisieren. Dies ist einer Löschung grundsätzlich vorzuziehen. Anonymisiert werden können Personen erst, nachdem eine Mindestfrist von zwei Monaten seit dem Ende der letzten Aktivität z.B. in Form einer Kursbelegung oder einer Zahlung verstrichen ist.

Mit dem Anonymisierungslauf können Sie automatisiert Datensätze anonymisieren lassen. Dazu geben Sie ein, welche Sperrfrist Sie ansetzen möchten, d.h. seit wie vielen Jahren eine Person inaktiv sein muss, damit ihre Daten als „nicht mehr benötigt“ angesehen werden. Voreingestellt ist eine Frist von zehn Jahren, was der üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist entspricht.