Die zweite Option ist das manuelle Buchen von Zahlungseingängen. Dies ist für Barzahler:innen und Überweiser:innen in der Regel nötig (mit dem Zusatzmodul „Kontoauszug-Import“ können Sie elektronische Kontoauszüge in MSVplus einlesen und so Zahlungseingänge per Überweisung vereinfacht buchen). Dies können Sie unter „Abrechnungen“ mit der Funktion „Offene Posten“ tun. Für jede Zahlperson wird Ihnen dort der offene Betrag angezeigt, daneben gibt es einen Button „Zahlungeingang“. Alternativ können Sie auch die Personenansicht einer Zahlperson aufrufen und dort unter dem Zahlungskonto mit der Funktion „einen Posten buchen“ die Zahlung eintragen.
Wie funktioniert die Abrechnung der Unterrichtsgebühren?
Allen Schüler:innen ist jeweils eine Zahlperson zugeordnet. Jede Zahlperson hat ein Zahlungskonto. Das Zahlungskonto hält sämtliche Buchungen zu dieser Person dauerhaft fest. Es ist also eine Art Protokoll, in das eingetragen wird, was bezahlt werden soll und was dann wirklich an Zahlungen geleistet wurde.
Die meisten Schulen werden monatliche Abrechnungen durchführen. Dazu gibt es unter dem Menüpunkt „Abrechnungen“ zwei Schritte: Zuerst werden die Unterrichtsbeträge ermittelt und ins Soll gestellt. Danach wird entweder eine Lastschrift erzeugt oder der Zahlungseingang manuell bestätigt – in beiden Fällen erfolgt eine Haben-Buchung im Zahlungskonto.
Sofern Sie keine säumigen Kund:innen haben, gleichen sich die beiden Schritte aus, so dass bis zur nächsten Abrechnung der Zahlungskonto-Saldo wieder auf 0,00 steht. Andernfalls sammelt sich ein Minus an, das unter „Offene Posten“ sichtbar wird und/oder eingezogen werden kann. Ebenso kann es ein Guthaben im Zahlerkonto geben, von dem so lange „gezehrt“ wird, bis es aufgebraucht ist.
Schritt 1: Forderungen / (Unterrichts-)Gebühren buchen
Um Forderungen (Sollstellungen) in die Zahlungskonten zu buchen, haben Sie im Wesentlichen zwei Möglichkeiten:
1. Der Abrechnungslauf
Im Abrechnungslauf auf der Seite „Abrechnungen“ geht es um Unterrichtsgebühren (und, bei Vorhandensein der entsprechenden Zusatzmodule, zusätzlich um Leihinstrumente-Mieten und Periodische Zahlungen). Diese Unterrichtsgebühren werden dynamisch berechnet und dann fest ins Zahlungskonto fixiert. Bei der Berechnung werden diverse Faktoren mit einbezogen, z.B. Anfangs- und Enddatum, Pausen/Ferien, Rabatte, feste Endbeträge usw. Wenn sich an der Berechnung nach der gebuchten Abrechnung noch etwas ändert, würde das zwar angezeigt, wenn Sie den Abrechnungslauf nochmal machen, aber im Zahlungskonto bleibt der ursprünglich gebuchte Betrag stehen. Nachberechnungen führen dementsprechend nicht zu einer Änderung des Zahlungskonto-Eintrags, sondern zu einer zusätzlichen, korrigierenden Buchung.
2. Manuelle Buchungen
Die manuellen Buchungen werden über die Funktion „Einen Posten buchen“ unter dem Zahlungskonto eines Kunden direkt in das Zahlungskonto eingetragen, sind also nicht „schwebend“. Da sie im Zahlungskonto bereits erfasst sind (und da sie nicht aus einem Unterrichtsverhältnis heraus entstehen), tauchen Sie im Abrechnungslauf (siehe oben) nicht auf. Sie sind in dem Moment, in dem Sie den Abrechnungslauf durchführen, nicht wie die angezeigten Unterrichtsgebühren „zu buchen“, sondern schon ins Zahlungskonto manuell „gebucht“ worden.
Schritt 2: Zahlungen / Zahlungseingänge buchen
1. SEPA-Lastschriftlauf für Lastschriftzahler:innen
Für Lastschriftzahler:innen können Sie anschließend den Lastschriftlauf durchführen. Dieser nimmt als Grundlage die Kontostände der Zahlungskonten. Es wird immer das Zahlungskonto bzw. dessen Saldo herangezogen. Wenn der Saldo negativ ist, gibt es einen einzugsfähigen Betrag. Es ist nicht entscheidend, woher dieser negative Saldo kommt, es können also sowohl Unterrichtsgebühren sein, die im Abrechnungslauf eingetragen wurden, als auch manuelle Buchungen, Anmeldegebühren usw.
Im Lastschriftlauf können Sie einzelne Verwendungszwecke und Beträge noch nach Wunsch verändern und zudem einzelne Posten/Kund:innen vom Einzug ausschließen.
1. Manuelles Buchen von Zahlungseingängen
